Zarządzanie Ryzykiem Personalnym w erze pracownika

//Zarządzanie Ryzykiem Personalnym w erze pracownika

Obecny rynek pracy charakteryzuję się dużą zmiennością będącą konsekwencją wymagań odbiorców towarów i usług, ogromnymi zmianami technologicznymi, w szczególności informatycznymi oraz bardzo dużymi zmianami natury mentalnej i ekonomicznej jakie dokonały się wśród osób świadczących pracę. Według publikacji Work Service SA prawie 80% Polaków nie obawia się utraty zatrudnienia a 78% pracodawców planuje utrzymanie zatrudnienia na obecnym poziomie. Ponad 50% pracowników oczekuje wzrostu wynagrodzeń a 5% pracodawców zamierza podwyższyć płacę. Tego typu rozbieżności na początku nowego trendu to standard – obie strony muszą przyzwyczaić się, odnaleźć w nowej rzeczywistości – odnaleźć balans między tym co możliwe (wykonalne z punktu widzenia ekonomicznego) a tym co niezbędne (takie warunku płacowe, które pozwolą na normalne, wygodne życie w cywilizowanych kraju będącym członkiem Unii Europejskiej).

Na rynek pracy wchodzą nowe pokolenia – stawiając większe wymagania dot. pracy powiązanych z ich potrzebami rozwoju, sensu, czynnego sprawstwa, potrzeby relaksu, odpoczynku, komfortu psychicznego i fizycznego w trakcie świadczenia pracy, łączenia własnych hobby, zainteresowań z obowiązkami służbowymi. Często niestety znajdują takie oferty zagranicą – decydując się na migrację zawodową.

Zarządzanie Ryzykiem Personalnym w erze pracownika

Wydłuża się średnia życia wśród obywateli polskich – wg danych GUS 2017 średnia dla kobiet wynosi 81,9 lat a dla mężczyzn 73,9, część poszukuje pracy odpowiadającej ich wiekowi i stanowi zdrowia. Duży odsetek bardzo wartościowych potencjalnych pracowników rezygnuje z świadczenia pracy nie znajdując odpowiednich dla siebie ofert lub jest skreślana w fazie rekrutacji ze względu na wiek.

Istnieje na polskim rynku pracy bardzo dużo ludzi biernych zawodowo, którzy nie poszukują pracy – według opublikowanych danych GUS z 2017 roku ponad 13, 311 mln osób w wieku powyżej 15 roku życie nie poszukuje i nie jest aktywna zawodowo w żadnej formie.

Spada wskaźnik bezrobocia – według GUS w marcu 2018 stopa bezrobocia wyniosła 7%.

Pracodawcy mają duże problemy z rekrutacją pracowników i dużą fluktuacją kadr– często odejścia na wniosek pracownika.

Rośnie zatrudnienie obcokrajowców w szczególności obywateli Ukrainy (głównie z powodu braku akceptacji warunków płacy i pracy przez obywateli polskich).

Problemy kadrowe wpływają negatywnie na główne filary każdej organizacji:

  • jakość towarów;

  • usług;

  • obsługi;

  • sprawność organizacyjno-techniczną;

  • efektywność;

  • rozwój.

Mając na względzie wymienione czynniki, elementy rynku pracy i ich oddziaływanie na organizację potrzebne jest kompleksowe podejście do problematyki związanej z utrzymaniem i zatrudnianiem pracowników. Rozwiązaniem jest wdrożenie zarządzania ryzykiem personalnym w organizacji w oparciu o wellbeing- czyli uwzględnianie potrzeb pracowników dotyczących ich potrzeb podstawowych, bezpieczeństwa, przynależności, uznania, samorealizacji oraz flow w pracy.

Jak wdrożyć zarządzanie ryzykiem personalnym w organizacji  

Po pierwsze potrzebujemy sprawnego obiegu informacji (źródła, kanały, role, odbiorcy)

Po drugie – prostego modelu identyfikacji i pomiaru ryzyk (ograniczenie do niezbędnego minimum operacji, czynności oraz łatwa intuicyjna obsługa)

Po trzecie – jeżeli zidentyfikujemy zagrożenia, określimy ich poziom: mamy konkretne rozwiązania, w których wskazujemy kto jest odpowiedzialny za ich realizację, jaki jest termin na ich wykonanie, zabezpieczamy środki na ich wykonanie, wskazujemy sposób ich wykonania i upewniamy się czy osoby odpowiedzialne mają odpowiednie kompetencje i zrozumiały powierzone im zadanie.

Po czwarte monitorujemy na bieżąco wszystkie zidentyfikowane ryzyka oraz skuteczność i efektywność podjętych działań – zmieniając je w razie potrzeby.

Przykładowy model zarządzania ryzykiem (uniwersalny do zastosowań także przy ryzykach innego typu niż personalne)

Zarządzanie ryzykiem jest ciągłym procesem, w który są zaangażowane osoby mające bezpośredni styk z czynnikami ryzyka (informacją o zagrożeniach) oraz odpowiedzialne za zarządzanie organizacją. Podstawowym, niezbędnym produktem do zarządzania ryzykiem personalnym jest informacja. W związku z tym, że potrzebujemy zebrania opinii, ocen, odczuć pracowników często opartych na przekonaniach, emocjach – powinniśmy dysponować odpowiednimi narzędziami w tym zakresie, aby zbadać stan bieżący oraz oczekiwany – widziane oczami pracowników. Doskonałym sposobem na szybkie zebranie tego typu informacji jest anonimowa, dobrowolna ankieta elektroniczna zawierająca pytania typu zamkniętego z opcją dopisania innej niż sugerowana odpowiedzi – czas wypełniania nie powinien przekraczać 30 minut. Wellbeing Institute opracował własne narzędzie do badania dobrostanu pracowników w organizacji. Niezależnie od zebranych danych w ankietach powinniśmy na bieżąco pozyskiwać informacje o zagrożeniach wewnętrznych (z naszej organizacji) oraz zewnętrznych (otoczenie, konkurencja, przepisy itp.) powiązanych z ryzykami personalnymi – istotne, aby było to rozwiązanie systemowe w formie elektronicznej, w której obowiązują dwie zasady generalne:

Nr 1: każda osoba ma prawo zgłosić swojemu bezpośredniemu przełożonemu w dowolnej formie informację mającą wpływ na jakość, organizację, efektywność i rozwój firmy.

Nr2: kierownik/osoba kierująca każdą komórką organizacyjną ma obowiązek zainicjować arkusz informacyjny w rejestrze informacji zgodnie z kryteriami rodzajów zagrożeń.

Przekazywana informacja powinna mieć odpowiednią strukturę (aby nadawała się do ukierunkowanego przetwarzania danych w formie elektronicznej np. osoba/komórka inicjująca, data, rodzaj informacji (zdarzenie, podejrzenie), syntetyczny opis zagrożenia, dodatkowa elektroniczna dokumentacja, wskazanie odbiorcy informacji. Przykładowe rodzaje informacji (zagrożenia): absencja w pracy, urlopy n/ż, konflikty, spadek jakości, dyscypliny, konkurencja zewnętrzna, skargi, niezadowolenie, postulaty, roszczenia itp.

Kolejnym etapem procesu zarządzania ryzykiem jest faza analizy, gdzie oceniamy przydatność badanej informacji, pozyskujemy nowe dane, grupujemy je, formułujemy robocze ryzyka (hipotezy badawcze) oznaczamy wszystkie zidentyfikowane czynniki ryzyka (informacje wskazujące na zagrożenie) – jeżeli wskażemy istniejące czynniki ryzyka to przechodzimy do oceny poziomu ryzyka.

Poziom ryzyka powinien być mierzony w oparciu o dwa elementy składowe tj. prawdopodobieństwa jego wystąpienia (jak często, kiedy, ile razy, procentowy udział nieprawidłowości we wszystkich zdarzeniach) oraz skutkach (jak jest lub będzie to groźne dla naszej organizacji w obszarach jakość, efektywność, sprawność, rozwój). Pomiar poziomu ryzyka to iloczyn prawdopodobieństwa i jego następstw (skutków). Przykładowy sposób pomiaru ryzyka w obszarze jakość produktów, usług, obsługi.

Tabela do obliczania prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka
Bardzo niski Poniżej 0,01 Zdarzenie/ zjawisko może zaistnieć jedynie w wyjątkowych okolicznościach 1
niski 0,01-0,09 istnieje niewielkie prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia/ zjawiska 2
średni 0,1-1 Istnieje średnie prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia/ zjawiska 3
wysoki 10 Wystąpienie zdarzenia/ zjawiska jest bardzo prawdopodobne 4
Bardzo wysoki Powyżej 10 Oczekuje się że zdarzenie / zjawisko nastąpi 5
Tabela do obliczania następstw wystąpienia ryzyka
punkty Hasłowy opis Opis następstw
1 Bardzo niskie Drobne nieprawidłowości bez następstw finansowych
2 niskie Możliwe straty finansowe poniżej 100 tys. PLN
3 średnie Możliwe straty finansowe od 100 tys. do 1 mln PLN, utrata pojedynczych klientów
4 wysokie Możliwe straty finansowe od 1 -10 mln PLN, utrata niektórych klientów, możliwe straty wizerunkowe
5 Bardzo wysokie Możliwe straty finansowe powyżej 10 mln PLN. Straty wizerunkowe, utrata kluczowych klientów

Matryca pomiaru ryzyka

I – Niskie

II – Średnie

III – Wysokie

Zarówno z badań ankietowych jak i przetwarzania informacji w inny sposób powinien cyklicznie lub w określonym czasie powstawać raport – zawierający przetworzone informacje, uzasadnienie istnienia ryzyka oraz zagrożeń z niego wynikających oraz propozycję środków zaradczych, które po wdrożeniu powinny podlegać ocenie pod kątem skuteczności i efektywności.

Aby proces zarządzania ryzykiem spełniał swoje funkcje – wszyscy uczestnicy muszą posiadać odpowiednie kompetencje, znać swoją rolę w zespole do tego niezbędne są szkolenia z zakresu zarządzanie ryzykiem personalnym, budowa modelu dopasowanego do potrzeb konkretnej organizacji wraz z odpowiednimi narzędziami informatycznymi.

Przykładowe środki zaradcze obniżające poziom ryzyk personalnych z wykorzystaniem wellbeingu:

  • regularne i systematyczne zbieranie i przetwarzanie informacji od pracowników odnośnie ich zadowolenia, samopoczucia, opinii, sugestii dotyczących ich miejsca pracy oraz odpowiednio szybka reakcja na istotne zagrożenia;

  • wdrożenie sprawnego systemu zarządzania ryzykami personalnymi  z wykorzystaniem dobrostanu pracowników, w który zostaną zaangażowani pracownicy i kadra zarządzająca;

  • przebudowa pomieszczeń socjalnych, biurowych, innych z uwzględnieniem potrzeb pracowników, ergonomii;

  • edukacja pod kątem zachować prozdrowotnych, organizowanie imprez sportowych, szkolenia z zakresu radzenia sobie ze stresem, zapewnienie odpowiednich napojów i środków spożywczych dla pracowników;

  • jawny i czytelny system motywacyjny;

  • system obsady kadrowej uwzględniający potrzeby rozwoju i samorealizacji pracowników, tworzenie możliwości dla samorealizacji w pracy, zaangażowanie w program wizerunkowy organizacji wszystkich pracowników;
  • szkolenia dla kadry kierowniczej, pracowników z zakresu komunikacji bez przemocy, asertywności i empatii, uważności;

  • trening mentalny oraz szkolenia z zakresu energii wewnętrznej;

  • zarządzanie zmianą;

  • coaching, mentoring, doradztwo, leadership w duchu wellbeingu (dla kadry zarządzającej);

  • audyt narzędzi, procedur, szkoleń, organizacji pracy pod kątem dostosowania do wymogów wellbeingu w organizacji;

  • programy integracyjne dla załogi (zespołów);

  • programy wspomagające wyciszenie, redukcję stresu np. ćwiczenia medytacyjno-relaksacyjne, strefy ciszy, godziny uważności wolne od telefonów e-mali.

Wprowadzenie rozwiązań wellbeingowych sprawi, że organizacja będzie bardziej odporna na zewnętrzną konkurencję, roszczenia płacowe, zwiększy się poziom identyfikacji i zaangażowania pracowników, kadry zarządzającej, stworzy stabilną i solidną kadrę pracowniczą. Bycie jak również uczestniczenie w rozwoju takiej organizacji stanie się swoistym spełnianiem celów życiowych, pozwoli na znalezienie sensu i znaczenia pracy jako nieodłącznego elementu życia ludzi.

Zagadnienia związane z zarządzaniem ryzykiem personalnym będą jednym z tematów wykładów realizowanych podczas studiów podyplomowych Wellbeing w organizacji realizowanych przez Wyższą Szkołę Bankową we Wrocławiu.

Autor:

Piotr Czerkawski – Przedsiębiorca, ekspert w zakresie zarządzania ryzykiem oraz wymiany towarowej z zagranicą, analityk, certyfikowany trener biznesu.

KONTAKT

CZERKAWSCY CONSULTING SZKOLENIA SP. Z O.O.

2019-08-30T17:57:34+00:00